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英文信件正式语体书写标准格式 [复制链接]

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一封较正式(正式语体)的英文信件一般都包含6个组成部分,即:信头、信内地址、称谓、信文、结尾谦称、签名。如有需要,可添加“附件”。

(注:为了使大家对格式更加明确,格式形式与要求尽量全部用中文展示。英文展现形式见下一文章《英文信件信封的书写及信件示例》)

1.信头

任何一封英文信件都必须先写信头,即寄信人的地址和写信日期。

信头一般位于信纸的右上角,书写形式为:

关于地址的书写:

注①地址书写顺序为:公司名称-门牌号-几栋--*区-*号-*路-*市-*省-邮编-国家

注②地址下可写电话,电子传真,或电子邮箱。

注③注意,地址每一行末尾不写任何标点符号)

关于日期的书写:

日期的书写,月份要求不用数字。因为日期月份的书写顺序英式与美式存在不同。

注①英式英语习惯日期的书写为:日期在前,月份在后。

注②美式英语习惯日期的书写为:月份在前,日期在后。

2.信内地址

信内地址是指收信人的姓名及地址。书写英文信件,在信封上的收信人地址与在信内的收信人地址一模一样,但必须重复书写一次,这是英文信件书写的习惯,不能按中文书写习惯省略。信内地址一般书写于信头下方的信纸左侧。

3.称谓

称谓指写信人对收信人的称呼。一般正式的称呼用Sir(先生),或者Madam(女士),英式英语跟美式英语在这个方式上相同。一般情况下可以用DearSir或者DearMadam,在此基础上再亲密一点,可以用DearMr.(先生)+姓;可将Mr.换成Mrs.(夫人)或Miss(小姐)。

称谓紧接在信内地址下方(即不空行),称谓后习惯接“,”而不是用“:”。

如:

4.信文

全信中最重要的部分,根据具体需要书写。注意措辞,尽量不要出现拼写、语法和标点符号错误。可分段写。

正文书写时,每段首行空4个英文字母开始书写。

也有全部顶格书写的形式。

5.结尾谦称

英文结尾谦称,相当于中文书信中的“此致”“敬礼”“……敬上”,一般在信文最后一行隔行书写在信纸右侧。一般的结尾谦称有:Yourstruly,或Trulyyours,您忠实的,一般性结尾谦称,在英国最常用;Yourssincerely,或Sincerelyyours,您忠诚的,个人间的一般性结尾谦称。如果是一封感谢信,结尾可用:Gratefullyyours,感谢您的。当然,根据不同情况还可用不同形式,如表示尊敬,可用:Yoursrespectfully,或Repectfullyyours,等等。

6.签名

手写签名时一般不能加头衔或职称,只需直接写上姓名。如确实有必要,可在手写签名下方,将含职称的签名打印出来。示例:

同样,手写签名时,也一般不写Mr.或Mrs.或Miss,如有需要,可打印在手写签名下方。

签名一般要求是写在谦称下方,可隔几行写,以便签名更加潇洒清楚,但都需写在谦称同一侧。

7.附件:

附件一般写在署名下方的左下侧。用英文Enclosure加冒号表示,如附件有几个,则需用复数形式Enclosures。也可简写为Encl(s).或Enc(s).表示“随函附上”的意思。示例:

英文信件标准格式模板:

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